Poradnik dla zarządcy
Zmiana firmy konserwującej windę: dokumentacja, klucze i nowa umowa
Zarządcy często odkładają zmianę firmy konserwującej, bo boją się, że stara firma „zabierze” dokumentację, a nowa zacznie od zera. Przepisy stawiają sprawę jasno: dziennik konserwacji należy do eksploatującego, czyli w praktyce do zarządcy. Firma konserwująca go tylko prowadzi.
Czyj jest dziennik konserwacji
Eksploatujący zakłada i przechowuje dziennik konserwacji osobno dla każdej windy, a wpisy robi konserwujący (§ 7 ust. 2 rozporządzenia). Dziennik może być elektroniczny. Przy zmianie firmy dziennik razem z historią urządzenia wraca więc do zarządcy, a nie trafia bezpośrednio do nowej firmy. Jeśli dokumenty ma odebrać nowa firma, daj jej pisemne upoważnienie.
Kto za co odpowiada
| Zarządca (eksploatujący) | Firma konserwująca |
|---|---|
| przechowuje dziennik i dokumentację windy | prowadzi dziennik, wpisuje przeglądy i usterki |
| zamawia badania UDT i rozlicza się z UDT | uczestniczy w badaniu na zlecenie zarządcy |
| akceptuje koszty napraw i wymian | wycenia i wykonuje prace po akceptacji |
| odpowiada za windę | dba o nią pod względem technicznym |
Zmiana firmy krok po kroku
- Sprawdź obecną umowę. Okres wypowiedzenia, kary za rozwiązanie, zapis o przekazaniu dokumentacji. Zanotuj datę, od której nowa firma musi przejąć windę, żeby nie było dnia bez konserwacji.
- Wyślij zapytanie ofertowe. Wszystkim firmom ten sam opis wind i ten sam zakres. Porównuj koszt roczny, nie sam ryczałt (patrz ile kosztuje konserwacja windy).
- Wybierz firmę i podpisz umowę z datą rozpoczęcia dzień po zakończeniu starej. Sprawdź 12 punktów umowy konserwacyjnej.
- Wypowiedz starą umowę na piśmie i poproś o termin przekazania dokumentacji i kluczy.
- Odbierz dokumentację na protokół. Dziennik z całą historią, księga rewizyjna (jeśli była u firmy), protokoły napraw i pomiarów, instrukcja i schematy (jeśli były u firmy), lista otwartych usterek i zaleceń UDT, klucze, kody serwisowe, stan licznika.
- Przełącz łączność alarmową. Wezwania z kabiny muszą od pierwszego dnia trafiać do nowej firmy. Zrób próbne wezwanie.
- Pierwszy przegląd nowej firmy. Ustal go na pierwsze dni umowy i poproś o wpis z oceną stanu windy na start. Ułatwi to późniejsze rozliczenia.
- Zaktualizuj kartę windy i tabliczki z numerem pogotowia dźwigowego w kabinie i przy drzwiach.
Czy trzeba coś zgłaszać do UDT?
Rozporządzenie z 2018 r. nie przewiduje osobnego zgłoszenia zmiany firmy konserwującej. Inspektor zobaczy nową firmę we wpisach w dzienniku konserwacji. Przy najbliższym badaniu musi być obecny konserwator nowej firmy. W razie wątpliwości zapytaj oddział UDT, który nadzoruje Twoje urządzenie.
Na co uważać
- Kody i hasła serwisowe. Niektóre sterowania wymagają kodów lub narzędzi producenta. Zapytaj o to przed wypowiedzeniem umowy.
- Otwarte naprawy. Ustal, kto kończy rozpoczęte prace i kto odpowiada za gwarancję na wymienione części.
- Dziennik elektroniczny. Poproś o pełny eksport z historią, nie tylko o ostatnie wpisy.
W pakiecie dokumentów są gotowe wzory: zapytanie ofertowe na konserwację z formularzem cenowym i protokół przekazania dokumentacji windy przy zmianie firmy.
Pytania czytelników
Do tego poradnika nie ma jeszcze pytań. Twoje może być pierwsze.
Odpowiadamy e-mailem, a wybrane pytania publikujemy tutaj bez imion i danych, z odpowiedzią sprawdzoną przez eksperta. W pilnych sprawach dotyczących bezpieczeństwa (uwięzienie, wypadek) dzwoń do pogotowia dźwigowego lub pod 112.
Chcesz mieć to w jednym miejscu? Pakiet dokumentów Dźwigopedii zawiera harmonogram terminów dla wielu wind, rejestr usterek oraz listy kontrolne umowy konserwacyjnej i odbioru modernizacji. Zobacz pakiet.
Podstawa: rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z 30 października 2018 r. w sprawie warunków technicznych dozoru technicznego w zakresie eksploatacji, napraw i modernizacji urządzeń transportu bliskiego (Dz.U. 2018 poz. 2176). Artykuł ma charakter informacyjny. Treść nie zastępuje przepisów, instrukcji eksploatacji producenta ani decyzji UDT; w sprawach konkretnego urządzenia rozstrzygają instrukcja i inspektor UDT.